個人情報保護方針

I. 目的

株式会社サムポローニア（以下、「当社」）は、個人情報がみなさまにとって重要な守るべきものであり、当社にとっても重要な経営情報であることを認識しています。
当社は、個人情報を取り扱う事業者として、当社のサービスを通じてお取引先様より個人情報をお預かりし、その個人情報を適切に保護することを企業の重要な社会的使命と認識し、役員はじめ全従業員が個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、かつ国際的な動向にも配慮して自主的なルール及び体制を確立し、みなさまが当社サービスを安心してご利用いただけるように、継続的な改善に取り組んで参ります。

II. 個人情報の適切な収集、利用、提供、委託

  1. 個人情報の収集にあたっては、利用目的を明示した上で、必要な範囲の情報を収集し、利用目的を通知または公表し、その範囲内で利用します。
  2. 当社が利用・保管する各種個人情報の利用目的については以下の通りとします。
    1. 得意先情報に関わる個人情報
      取引に関わる商談、諸連絡、契約履行等取引業務遂行のため
    2. サポート顧客情報に関わる個人情報
      お問合せに対する返信、回答等お問合せ対応業務のため
    3. 採用情報に関わる個人情報
      採用検討、諸連絡等採用業務のため
    4. 社員情報に関わる個人情報（教育・資格情報を含む）
      雇用管理業務のため
    5. 当社サービス利用登録者に関わる個人情報
      利用登録事務、諸連絡のため
  3. 収集した個人情報は、次の場合を除き、第三者に提供又は開示することはいたしません。
    1. あらかじめ本人の同意を得た場合
    2. 個人情報保護法27条1項1号ないし7号に定める例外に該当する場合
    3. 個人情報保護法27条2項 ないし同5項1号ないし3号の場合
  4. 個人情報を第三者に委託して利用する場合は、当該第三者における安全管理措置の状況等に照らし、委託を行うことの適切性を検討するとともに、当該第三者との間で秘密保持を含め適切な監督を行うために必要な事項を定めた契約等を締結した上で提供するなどし、これらをもって委託先への適切な監督を実施します。

III. 匿名加工情報の作成・提供・利用について

  1. 当社において匿名加工情報を作成するときは、特定の個人を識別すること及びその作成に用いる個人情報を復元することができないようにするため、個人情報保護法その他関係法令の定めに則り、当社は加工基準を設定し、これに従い当該個人情報を加工します。
  2. 当社において匿名加工情報を作成するときは、その作成に用いた個人情報から削除した記述・個人識別符号や具体的に選択された加工方法に関する情報は、当社の個人情報保護担当役員・個人情報保護管理者・当該匿名加工情報を作成する各部署の現場管理者および現場管理者が指定した作業管理者以外の者には接触させないものとし、個人情報保護管理者は、これを確保するため、加工方法等情報を他の情報と分別管理するほか、これを記録する媒体の持出管理、保管場所の施錠、これを記録するサーバーあるいはファイルへのアクセスに際してのＩＤ管理・パスワード設定を行う等、個人情報の漏えい防止及び安全性確保に向けた対応に準じ、必要な措置を講じます。
  3. 当社において匿名加工情報を作成するときは、当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を、第三者に提供するときは、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法をそれぞれ公表します。
  4. 当社において匿名加工情報を作成・利用する場合においては、当該匿名加工情報を他の情報と照合せず、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別しません。

IV. 仮名加工情報の作成・利用について

  1. 当社において仮名加工情報を作成・利用するときは、①特定個人を識別できる記述等の全部または一部を削除し、②個人識別符号を全部削除し、もしくは③個人情報に含まれる利用されることにより財産的被害の生ずるおそれがある記載等を削除するなど（いずれも書き換え含む）、特定個人より特定することができないようにするため個人情報保護法その他関係法令の定めに則り、当社は必要な加工基準を設定し、これに従い当該個人情報を加工します。
  2. 当社において仮名加工情報を作成するときは、その作成に用いた個人情報から削除した記述・個人識別符号や具体的に選択された加工方法に関する情報（削除情報等）は、当社の個人情報保護担当役員・個人情報保護管理者・当該仮名加工情報を作成する各部署の現場管理者及び現場管理者が指名した作業管理者以外の者には接触させないものとし、個人情報保護管理者は、これを確保するため、削除除法等を他の情報と分別管理するほか、これを記録する媒体の持出管理、保管場所の施錠、これを記録するサーバーあるいはファイルへのアクセスに際してのＩＤ管理・パスワード設定を行う等、個人情報の漏えい防止及び安全性確保に向けた対応に準じ、必要な措置を講じます。
  3. 当社において仮名加工情報を作成するときは、その利用目的を公表し、その目的の範囲で利用するものとし、利用の必要がなくなった場合は遅滞なくこれを消去します。
  4. 当社において仮名加工情報を作成・利用する場合においては、当該仮名加工情報を他の情報と照合せず、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別しません。

V. 個人情報に関する安全管理措置

  1. 個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損の予防及び是正のため、当社内において規程を整備し安全対策に努めています。以上の目的を達するため、当社は以下の措置を講じています。
    1. 個人情報・個人データの適正な取扱いのため、法令及びガイドライン所定が定める各対応を実施するに当たっての基本方針の策定
    2. 取得・利用・保存・提供・削除・廃棄等の各対応及び責任者と役割を定めた各種規定の策定
    3. 個人情報・個人データの適正な取扱いのため、法令及びガイドライン所定が定める各対応を実施するに当たっての基本方針の策定
    4. 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載し、個人データの取扱いに関する留意事項について定期研修を実施する等の人的安全管理措置
    5. 従業員の入退出管理、持ち込み機器の制限、個人データを取り扱う機器及び電子媒体・書類の盗難・紛失等を防止するための持ち出し制限・管理等の物理的安全管理措置
    6. 個人データを取り扱う情報システムに対する外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するシステムの導入等の技術的安全管理措置

VI. アクセス解析ツールについて

  1. 当サイトでは、お客様の利用状況を把握するためにGoogleによるアクセス解析ツール「Google Analytics」を利用しています。Google Analyticsはトラフィックデータの収集のためにCookieを使用しています。このトラフィックデータは匿名で収集されており、個人を特定するものではありません。この機能はCookieを無効にすることで収集を拒否することが出来ますので、お使いのブラウザの設定をご確認ください。
  2. Google Analyticsにより収集された利用者の情報は、Google社のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。Google社のプライバシーポリシーは、こちら（https://policies.google.com/privacy?hl=ja）をご覧下さい。

VII. 改善措置

  1. 個人情報の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。また必要に応じて本方針をはじめ各種規程等につき、変更、修正、又は追加を行うなど、改善をするよう努めます。

VIII. 開示等請求への対応

  1. 当社が本個人情報保護方針を遵守していないと思われる場合、及び本人の個人情報の開示、訂正、追加または削除、利用停止（第三者提供停止を含む）あるいは第三者提供記録の開示などを希望される場合には、下記の連絡先までお問合せください。当社内規に従い、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに対応します。
    　　住所：東京都千代田区大手町二丁目２番１号
    　　電話：０３－６２６２－１９０５
    　　メールアドレス：corp-hq-all@sumpaulo.jp
    　　担当：株式会社サムポローニア　管理本部
    なお、電話での受付時間は、平日の午前１０時から午後５時まで（土日祝祭日は休業）となります。

IX. 苦情の処理

  1. 当社は、個人情報取扱に関する苦情（開示等に係る当社の措置に対する請求者からの不服の申立の受付、匿名加工情報・仮名加工情報の作成その他の取扱いに関する苦情申入を含む）については、下記の連絡先までお問合せください。適切かつ迅速な処理に努めます。
    住所：東京都千代田区大手町二丁目２番１号
    　　電話：０３－６２６２－１９０５
    　　メールアドレス：corp-hq-all@sumpaulo.jp
    　　担当：株式会社サムポローニア　管理本部
    なお、電話での受付時間は、平日の午前１０時から午後５時まで（土日祝祭日は休業）となります。

附則

  1. この規程は、２０２４年３月１９日から実施する。